Tips Hindari Timbunan Dokumen

Kita hidup di jaman banjir informasi. Ini bisa membuat kita menerima bertumpuk-tumpuk kertas dalam sehari. Bahkan, sepertinya kertas-kertas di tray meja kita sedang beranak-pinak. Segera saja meja kita bisa tenggelam dalam timbunan kertas, mulai dari kertas kerja, memo, catatan rapat, brosur, katalog, bahkan tagihan kartu kredit. Bila kita tidak berhati-hati mengelolanya kita bisa kehilangan informasi penting. Bila anda sudah mulai merasa tertimbun dalam dokumen-dokumen, anda bisa mencoba tips berikut:

1. Simpan hanya yang berharga

Mungkin anda berpikir, "Semua dokumen ini penting", atau "ah, siapa tahu brosur ini berguna kelak." Ini mendorong anda untuk menyimpan semua kertas. Sesungguhnya, itu tak menolong anda. Bila anda membutuhkan brosur atau informasi lain, anda bisa mendapatkan dari sumbernya. Simpanlah hanya yang benar-benar berharga bagi pekerjaan. Jangan mudah tergoda oleh kemasan yang menarik. Segera singkirkan dokumen yang tak ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas anda.

2. Buat sistem "buffer" dan "permanen"

Jangan tumpuk semua dokumen dalam satu tempat. Pisahkan ke dalam dua tempat, pertama: "buffer" untuk dokumen yang bersifat sementara. Ini bisa anda letakkan di atas meja, atau dalam laci yang mudah anda raih. Kedua: "permanen" untuk dokumen yang anda perlu simpan dalam jangka waktu lebih lama. Simpan ini dalam almari atau filling cabinet. Pilah-pilah dokumen sementara anda menjadi; dokumen yang harus ditindak lanjuti (seperti, surat-surat untuk dijawab, permintaan konfirmasi), dan dokumen untuk informasi (seperti, pengumuman, brosur, laporan-laporan.)

3. Sediakan waktu khusus untuk membersihkan tumpukan kertas

Kesibukan membuat anda menumpuk dokumen di meja atau laci begitu saja. Bila dibiarkan akan terus menggunung. Sediakan waktu khusus, misal Senin pagi, untuk memeriksa dan menyingkirkan hal-hal yang sudah tidak diperlukan lagi. Periksa mana yang sudah selesai dan harus disingkirkan, mana yang dokumen berharga yang harus disimpan, mana yang masih dalam proses pengerjaan. Mengaculah pada sistem pemilahan dokumen di atas.

4. Rampingkan sistem dokumen pribadi anda.

Singkirkan semua duplikat catatan, notulen, memo, pengumuman. Anda tak perlu menyimpan semua itu karena ada bagian lain, misal, sektretariat, yang bertugas untuk menyimpan dokumen aslinya. Ingat, bukti asli lebih berharga. Simpan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan sehari-hari. Ini bukan hanya merampingkan pengendalian dokumen, juga biaya kantor.

5. Sediakan ruang penyimpanan arsip khusus

Anda tidak bertugas menyimpan semua dokumen, karenanya tak perlu repot dengan sistem pengkodean, index, identifikasi, dan lain-lain. Biarkan semua itu tersimpan dan diterapkan di ruang arsip sentral khusus. Manajemenilah ruang arsip tersebut dengan baik yang memudahkan pencarian dan pemeriksaan kelak.

6. Bila perlu, tolak saja tawaran untuk menerima dokumen.

Apakah anda merasa perlu menerima copy dokumen tertentu yang diedarkan di kantor anda? Bila tidak, hapus saja nama anda dari daftar penerima dokumen. Ini adalah langkah awal menyelamatkan anda agar tidak tertimbun pada lautan dokumen.